Ako nahrávať a spravovať súbory pomocou formulárov Google

Jeden z najpopulárnejších nástrojov Google, formuláre Google, sa hodí pri vytváraní a analýze prieskumov. Nedávne aktualizácie priniesli do už tak vynikajúcich služieb ešte viac skvelých funkcií. Či už ste náborár, ktorý potrebuje životopisy od uchádzačov, alebo možno tútor, ktorý potrebuje zbierať domáce úlohy od svojich študentov, teraz môžete ostatným umožniť nahrávať súbory priamo z vášho formulára Google.

Ako nahrávať a spravovať súbory pomocou formulárov Google

Pridanie tlačidla Nahrať súbor do formulára Google

Pokiaľ ide o formuláre, pridanie tlačidla na nahranie súboru má zásadný význam.

  1. Pri vytváraní nového formulára Google budete mať možnosť pridať otázky s niekoľkými preddefinovanými možnosťami. Vyberte poslednú časť a kliknite na ikonu „⊕“ (kruh so znamienkom plus) z možností na pravej strane. Tento krok pridá do formulára novú otázku (sekciu).

  2. Kliknite na rozbaľovaciu ponuku v pravej hornej časti rámca otázok (zvyčajne označená ako „Výber z viacerých možností“).

  3. Vyberte si "Nahranie súboru" zo zoznamu.

  4. Vyberte "Ďalej" povoliť nahrávanie súborov na váš Disk Google.

  5. Zadajte svoju otázku a potom prispôsobte pravidlá nahrávania. Formuláre Google automaticky prijímajú zmeny – nie je potrebné ich ukladať ani na nič klikať.

  6. Používatelia formulára Google teraz vidia "Pridať súbor" možnosť v časti „Nahrať súbor“ formulára.

  7. Používatelia odosielajú súbory na základe kritérií, ktoré ste nastavili vyššie, potom si prezerajú zoznam odovzdaných súborov a rozhodnú sa "Nahrať" do vášho účtu na Disku.

Nahrávanie viacerých súborov z Google Forms

Rovnako ako u väčšiny internetových služieb, ktoré umožňujú nahrávanie súborov, nemôžete naraz nahrať celý priečinok. Jednotlivé súbory je potrebné pridať samostatne vo Formulároch Google.

Napríklad, ak sa váš formulár používa pre uchádzačov o zamestnanie, navrhnete ho tak, aby nahral ich životopisy oddelene od ich sprievodných listov.

Podobne, ak potrebujete, aby poskytli svoje životopisy, fotografiu a naskenovaný preukaz totožnosti, váš formulár Google bude mať tri tlačidlá na nahrávanie – jedno pre každý požadovaný dokument.

Možnosti ukladania súborov a vlastníctva

Všetky súbory nahrané z vašich formulárov Google sa prehľadne a pohodlne uložia na váš Disk Google.

Každý názov otázky/sekcie vo formulári sa použije ako názov nového priečinka. Nahrané položky zodpovedajúce konkrétnej sekcii uložiť do súvisiaceho priečinka, takže proces je relatívne automatizovaný a nevyžaduje žiadnu manuálnu organizáciu.

Ak budete kedykoľvek potrebovať navštíviť konkrétny priečinok vo Formulároch Google a načítať súbor, prejdite na svoj informačný panel a vyberte kartu s názvom Odpovede. Keď tam budete, kliknite na "Zobraziť priečinok" tlačidlo umiestnené v pravej dolnej časti okna.

Ak sa rozhodnete prepojiť ktorýkoľvek z vašich formulárov s Tabuľkami Google, môžete sledovať všetky nahrané súbory v "Odpovede" kartu danej tabuľky. Každý súbor obsahuje aj priamy odkaz pre jednoduchší prístup.

Respondenti, ktorí priamo nahrávajú súbory zo svojho Disku Google, si automaticky vytvoria kópiu svojho pôvodného súboru. Po odovzdaní súboru sa vy (vlastník formulára) stanete aj vlastníkom kópie. Pôvodný súbor – pokiaľ nie je nastavený ako verejný – zostane viditeľný iba pre jeho vlastníka.

Používatelia, ktorí nahrávajú, sledujú všetky tieto akcie na svojom bočnom paneli Disku Google.

Exportovanie formulárov s povoleným nahrávaním pomocou aplikácie Form Publisher

„Vydavateľ formulárov“ je populárny doplnok Formulárov Google, ktorý automaticky premení vyplnené formuláre na dokumenty Google na jednoduché zdieľanie a kontrolu. Namiesto toho, aby ste pristupovali ku každej aplikácii z hlavného panela a hľadali súvisiace súbory v priečinkoch na Disku, môžete mať všetky z nich automaticky prevedené do prehľadne štruktúrovaných súborov PDF na rýchlu kontrolu.

Ak chcete použiť aplikáciu Form Publisher s formulármi Google s povoleným nahrávaním, môžete urobiť dve veci. Ak ide o súbor vo formáte PNG, JPG alebo GIF, môžete buď vložiť priamy odkaz na nahraný súbor, alebo zobraziť odkaz priamo v dokumente. Ten je neuveriteľne pohodlný, pretože vám umožňuje vytlačiť úplné formuláre a v prípade potreby ich skontrolovať offline.

Záver

Ako vidíte, tlačidlo na nahrávanie súboru vo Formulároch Google je nepochybne prospešné, ak ste zástupcom ľudských zdrojov, ktorý sa zaoberá množstvom životopisov, alebo školiteľom, ktorému veľa študentov posiela domáce úlohy. Bez ohľadu na účel vášho formulára môžu teraz koncoví používatelia nahrávať súbory priamo z vášho formulára Google. Súbory sa uložia na váš Disk Google, prehľadne usporiadané do samostatných priečinkov.