Už dve desaťročia predstavuje SharePoint systém spolupráce pre spoločnosti na celom svete. Vysoko pokročilé funkcie platformy vytvárajú bezpečné prostredie na výmenu informácií, zaznamenávanie údajov a zdieľanie dokumentov.
Jedna takáto funkcia vám umožňuje otvoriť súbor SharePoint, aj keď nie ste bežný používateľ. V tomto článku sa budeme zaoberať základmi externého zdieľania – od spôsobu zdieľania s externými používateľmi až po to, aký typ súborov môžete zahrnúť.
Zdieľanie dokumentov pomocou SharePointu
SharePoint vám umožňuje ukladať a zdieľať súbory pomocou vybratého webového prehliadača. Je kompatibilný s takmer všetkými vyhľadávacími nástrojmi a zariadeniami. Môžete ho tiež synchronizovať s inými službami cloudového úložiska, ako je napríklad OneDrive.
Platforma je vhodná na zdieľanie všetkých typov formátov súborov. Rozhranie je relatívne ľahko čitateľné, takže proces je celkom jednoduchý. Tu je postup, ako zdieľať dokumenty pomocou SharePointu:
- Otvorte prehliadač a prejdite na adresu office.com/signin. Prihláste sa pomocou svojho účtu Microsoft pomocou e-mailu, telefónneho čísla alebo profilu Skype. Ak nie ste zaregistrovaný, kliknite na odkaz nižšie a vytvorte si účet.
- Prechádzajte súbormi. Zvýraznite tie, ktoré chcete zdieľať. SharePoint vám tiež umožňuje vybrať celé priečinky. Kliknite na tlačidlo „Zdieľať“ v ľavom hornom rohu.
- Kliknutím na šípku nadol otvoríte rozbaľovaciu ponuku. Vyberte jednu z možností zdieľania odkazov.
- Ak chcete povoliť prístup komukoľvek s odkazom, vyberte možnosť Ktokoľvek.
- Ak chcete súbor zdieľať so svojimi spolupracovníkmi, vyberte možnosť „Ľudia v“.
- Ak chcete zdieľať iba s konkrétnymi ľuďmi, zadajte ich mená do príslušného poľa.
- Ak chcete pridať nejaké ďalšie pokyny, môžete napísať správu.
- Keď skončíte, kliknite na „Použiť“.
Rýchlejší spôsob, ako to urobiť, je vytvoriť odkaz, ktorý vedie na konkrétny súbor. Adresu URL potom môžete pripojiť k textovej správe alebo ju skopírovať na inú webovú stránku. Osoba, ktorá dostane odkaz, ho bude môcť zdieľať aj s inými ľuďmi. Postup:
- Prihláste sa do svojho účtu na office.com/signin.
- Kliknite na kartu „Kopírovať odkaz“ v SharePointe.
- Z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť zdieľania. Kliknutím na „Použiť“ vytvorte prepojenie.
- Ak chcete odkaz skopírovať/prilepiť, použite klávesové skratky CTRL + C a CTRL + V. Môžete to urobiť aj kliknutím pravým tlačidlom myši na adresu URL a výberom možností z rozbaľovacieho zoznamu.
Zdieľajte webovú lokalitu pomocou SharePointu
SharePoint vás neobmedzuje na zdieľanie súborov a priečinkov. Môžete tiež zdieľať celú svoju stránku s externými používateľmi a členmi vášho adresára. Postup:
- Prihláste sa do svojho účtu SharePoint.
- Kliknite na tlačidlo „Zdieľať stránku“.
- Otvorí sa nové okno. Zadajte meno osoby alebo skupiny, ktorú chcete pridať na stránku. Stránku môžete tiež zdieľať s celou organizáciou. Do dialógového okna stačí zadať „Všetci okrem externých používateľov“.
- Nastavte požadovanú úroveň povolenia. Ľuďom môžete povoliť zobrazenie, úpravu alebo úplnú správu lokality.
- Ak chcete, môžete pripojiť správu obsahujúcu ďalšie informácie alebo pokyny.
- Po dokončení kliknite na „Zdieľať“.
Zdieľajte čokoľvek pomocou SharePoint Teams
S SharePoint Team si vy a vaši spolupracovníci môžete bez problémov pravidelne vymieňať dokumenty, mediálne súbory a aplikácie. Portál je určený na zvýšenie produktivity a optimalizáciu projektovej spolupráce.
Ako člen tímu máte prístup ku všetkým prepojeniam na relevantné adresáre, súbory a webové lokality na domovskej stránke portálu. Na sledovanie interakcií na lokalite môžete použiť aj informačný kanál aktivity.
SharePoint Team má kartu „Súbory“ so širokou škálou funkcií. Každý člen môže použiť tieto funkcie na úpravu zdieľaných súborov a prispôsobenie portálu. Tu je zoznam možností:
- Získajte prístup k ďalším funkciám v časti „Nový súbor“.
- Synchronizujte súbory na príslušný lokálny disk.
- Zmeňte zobrazenie, aby bolo rozhranie portálu organizovanejšie. K dispozícii je niekoľko možností vrátane zobrazenia zoznamu, zobrazenia dlaždíc a kompaktného zobrazenia.
- Odstráňte malvér alebo nevyžiadané súbory alebo nahláste podozrivé súbory.
- Nahrajte a nahlasujte súbory.
- Pozrite si a stiahnite súbory.
- Zmeňte poradie súborov.
Spravujte nastavenia zdieľania pre hostí v SharePointe
Ak ste globálny správca alebo správca SharePointu, máte oprávnenie prispôsobiť nastavenia zdieľania pre celú organizáciu. To znamená, že máte možnosť rozhodnúť o úrovni účasti používateľov typu Hosť na serveri SharePoint. V závislosti od vašich potrieb si môžete vybrať z niekoľkých konfigurácií zdieľania. Tu je postup, ako spravovať nastavenia zdieľania pre hostí:
- Otvorte prehliadač a prihláste sa do svojho účtu správcu.
- Otvorte kartu „Externé zdieľanie“.
- Vyberte požadovanú úroveň zdieľania pre vašu organizáciu. Zvyčajne je predvolené nastavenie „Ktokoľvek“.
Rôzne nastavenia zdieľania znamenajú rôzne úrovne prístupu. Uistite sa, že ste vybrali ten, ktorý zodpovedá typu dokumentu, ktorý zdieľate. Tu je rýchly rozpis každej konfigurácie zdieľania:
- Ktokoľvek. Toto nastavenie umožňuje používateľom zdieľať odkazy, ktoré nevyžadujú žiadne overenie. To znamená, že ho môžu poslať existujúcim aj novým hosťom. Ako správca môžete pre každý odkaz nastaviť dátum vypršania platnosti.
- Noví plus existujúci hostia. S týmto nastavením sa hostia na prístup k prepojeniu musia prihlásiť pomocou svojho účtu Microsoft. Môžu tiež použiť svoje školské alebo firemné ID používateľa. Je to preto, že tieto typy odkazov vyžadujú overovacie kódy totožnosti.
- Iba existujúci hostia. Týmto spôsobom budete môcť zdieľať súbory s hosťami z vášho adresára. To zahŕňa každého, kto v minulosti prijal vaše pozvanie. Vzťahuje sa to aj na hostí, ktorých ste pridali manuálne prostredníctvom Azure B2B alebo podobných funkcií spolupráce.
- Iba členovia vašej organizácie. Ak chcete zabrániť externým používateľom v prístupe k vášmu adresáru, vyberte toto nastavenie. Zakáže funkciu externého zdieľania a ponechá všetky súbory vo vašej organizácii.
Ak zakážete externé zdieľanie a potom ho znova zapnete, hostia, ktorým bol predtým udelený prístup, sa môžu stále pripojiť k serveru. Ak nechcete, aby hostia znova získali prístup ku konkrétnym stránkam, musíte toto nastavenie vypnúť pre tieto stránky jednotlivo.
Časté otázky týkajúce sa zdieľania hosťa služby SharePoint
Ako zapnem a vypnem externé zdieľanie vždy, keď to potrebujem?
Súbory, ktoré uložíte na server SharePoint, sú prístupné každému s povolením lokality. Možno však budete chcieť zdieľať určité súbory s ľuďmi, ktorí nepoužívajú SharePoint pravidelne. Tu vstupuje do hry funkcia externého zdieľania.
Ak chcete aktivovať nastavenie, musíte byť správcom SharePointu v Microsoft 365. Správcovia lokality nemajú oprávnenie povoliť alebo zakázať externé zdieľanie. Postup:
1. Prihláste sa na webovú stránku centra spravovania SharePoint.
2. Prejdite do stĺpca na ľavej strane. Vyberte lokalitu zo zoznamu.
3. Kliknite na kruh vedľa možnosti zdieľania, ktorú chcete povoliť.
Dostupné možnosti sú určené na úrovni spoločnosti. Ak zakážete externé zdieľanie na konkrétnej lokalite, všetky odkazy, ktoré ste na nej zdieľali, už nebudú fungovať.
Čo môžu hostia robiť s mojimi zdieľanými dokumentmi?
Pri zdieľaní odkazu môžete určiť, či osoba, ktorá ho otvorí, môže vykonať zmeny v súbore. Ak začiarknete políčko „Povoliť úpravy“, po získaní odkazu môžu ostatní používatelia urobiť toto:
• Nahrávanie aj sťahovanie súborov a priečinkov na server.
• Vytvorte nové priečinky a nahrajte nové súbory.
• Odstráňte súbory zo servera SharePoint.
• Upraviť existujúce položky a priečinky.
• Prenášajte súbory z jedného priečinka do druhého.
• Zmeňte názov a formát konkrétneho súboru.
• Zdieľajte odkazy na súbory s inými ľuďmi.
Aj keď sú povolené úpravy, niektoré veci sú stále zakázané. Tu je to, čo prijímač nedokáže:
• Upravte alebo premenujte koreňový adresár. To platí pre iné priečinky s vysokou hierarchiou.
• Otvorte ďalšie priečinky zo servera SharePoint. Môžu zobraziť a upraviť iba tie, ktoré ste zdieľali.
• Prístup k čomukoľvek inému na lokalite SharePoint bez povolenia.
Vo vašom adresári sú pre používateľov hosťa k dispozícii aj tri nastavenia zdieľania. Môžete si vybrať ktorúkoľvek z nasledujúcich možností:
• Ktokoľvek (odkaz je prístupný bez overenia).
• Noví hostia (odkaz vyžaduje, aby hosť overil svoju totožnosť). Existujúci hostia majú tiež prístup k týmto prepojeniam po prihlásení pomocou konta Microsoft.
• Len existujúci hostia (zdieľanie je obmedzené na hostí, ktorí sú už zahrnutí vo vašom adresári).
• Iba členovia vašej organizácie (k odkazu nemajú prístup žiadni externí hostia).
Čo môžem zdieľať pomocou Microsoft SharePoint?
SharePoint podporuje všetky typy formátov súborov. Do svojho adresára môžete bez problémov nahrať čokoľvek.
Staršie verzie však majú problémy s konkrétnymi typmi súborov. Napríklad nasledujúce rozšírenia sú na serveri 2016 úplne zablokované:
• .asmx
• .asmx
• .svc
• .mydlo
• .json
• .xamlx
Našťastie súčasný server takéto obmedzenie nemá. V súčasnosti neexistujú žiadne formáty a rozšírenia, ktoré sú v SharePointe zakázané.
Zdieľanie je starostlivosť
SharePoint prináša poriadok do online pracoviska. Pokročilé funkcie systému vám umožňujú zdieľať súbory aj celé stránky v niekoľkých jednoduchých krokoch.
Pre každú situáciu a typ prepojenia existuje preferované nastavenie zdieľania. Globálni správcovia a správcovia SharePointu môžu dokonca povoliť externé zdieľanie a spravovať nastavenia hosťa pre celú organizáciu.
Používate vy a vaši spolupracovníci SharePoint na výmenu súborov? Uprednostňujete iný systém spolupráce? Komentujte nižšie a podeľte sa o svoje názory na funkciu externého zdieľania.